La cadena de suministro depende de dispositivos que nadie está administrando bien

La transformación digital de la cadena de suministro trajo consigo una realidad inevitable: hoy, cada eslabón de la operación depende de un dispositivo móvil.

En la bodega, los operadores usan lectores o tablets para recibir mercancía, hacer picking y confirmar despachos. En la ruta, el conductor registra entregas, captura firmas y reporta novedades desde su smartphone. En planta, el supervisor de inventario usa un equipo portátil para hacer conteos y ajustes en tiempo real. Y en campo, el preventista toma pedidos y consulta catálogos desde una tablet.

Son decenas, a veces cientos de dispositivos trabajando en simultáneo. Cada uno cumple una función crítica. Y en la mayoría de las empresas, no existe ningún sistema centralizado que los administre.

Cuatro escenarios que le resultan familiares a cualquier operación

• El operador de bodega que trabaja con un equipo desactualizado
  La versión de la aplicación WMS en su lector tiene tres meses de atraso. Funciona, pero lento. A veces se cuelga al procesar ciertos códigos. El operador ya aprendió a reiniciarlo cuando pasa, pero eso toma tiempo. Y en un día de alto volumen, ese tiempo se suma. Nadie actualizó el equipo porque hacerlo requiere que lo traigan a la oficina de TI. Y entre la operación y los traslados, siempre hay algo más urgente.
• El conductor de reparto que pierde su smartphone en ruta
  Llevaba acceso a la plataforma de gestión de entregas, el historial de clientes de su zona y credenciales de inicio de sesión guardadas. Cuando reportó la pérdida, el área de TI tardó dos días en revocar los accesos porque el proceso era completamente manual. Durante esos dos días, ese dispositivo perdido era una puerta abierta a información sensible de la operación.
• El preventista que empieza el día sin poder tomar pedidos
  Su tablet no sincronizó la lista de precios actualizada porque la noche anterior se quedó sin batería antes de completar la descarga. El catálogo que tiene es del mes pasado. Sale a ruta con información incorrecta y tendrá que resolver cada novedad con una llamada al back office. El tiempo de ese preventista ese día rinde a la mitad. Y su frustración también tiene un nombre.
• El conteo de inventario que nadie confía
  El equipo portátil que usa el supervisor de planta lleva semanas con la fecha y hora incorrectas. Cuando los registros del conteo físico no coinciden con el sistema, nadie sabe si el error es del conteo o del dispositivo. La auditoría toma el doble de tiempo. En empresas de alimentos con trazabilidad regulada, ese tipo de inconsistencias pueden tener consecuencias que van más allá de lo operativo.

¿Por qué sigue pasando si todos lo saben?

La respuesta más honesta es que la gestión de dispositivos móviles creció más rápido que la capacidad de las empresas para administrarlos. Se compraron equipos porque la operación los necesitaba. Se entregaron. Se configuraron a mano. Y ahí quedó el proceso.

El área de TI hace lo que puede con los recursos que tiene: atiende urgencias, configura equipos nuevos uno a uno, resuelve problemas cuando los reportan. Pero sin herramientas diseñadas para gestionar flotas de dispositivos a escala, siempre están corriendo detrás del problema. Y mientras tanto, la operación carga con las consecuencias.

Lo que cambia cuando se tiene visibilidad total

Imagine por un momento que su equipo de TI puede ver en una sola pantalla el estado de todos los dispositivos de la operación: cuáles están activos, cuáles tienen batería baja, cuáles llevan más de 48 horas sin conectarse, cuáles tienen versiones de aplicación desactualizadas.

Que puede enviar una actualización a todos los lectores de bodega esta noche, sin que nadie tenga que traerlos. Que, si mañana un conductor pierde su equipo, en dos minutos ese dispositivo está bloqueado y sus datos borrados. Que el preventista sale a ruta con la información correcta porque el equipo se sincronizó automáticamente.

Esa visibilidad y ese control existen. Y la tecnología que los hace posibles ya la están usando empresas líderes en logística, consumo masivo y distribución en Colombia y la región para hacer exactamente eso: mantener su operación en movimiento.